7 étapes pour optimiser tes processus opérationnels (facilement!)

Ton entreprise se développe — félicitations ! 

Sauf que la croissance s'accompagne de la nécessité de déléguer les tâches quotidiennes pour te libérer du temps. Tu as probablement entendu dire qu'il est important d'optimiser tes processus opérationnels.

Mais, qu'est-ce que ça va concrètement t'apporter?

En fait, une fois qu'un processus est créé et communiqué, les employés savent ce qu'il faut faire et comment le faire. Ça élimine le besoin de supervision constante et de microgestion et peut te sauver du temps précieux.

Ça te parle?

Définition de processus opérationnel

Un processus opérationnel est une série d'activités ou de tâches nécessaires pour atteindre un objectif spécifique. Les processus d'entreprise sont généralement divisés en sous-processus plus petits, chacun d'entre eux ayant un objectif spécifique.

Voyons ensemble comment optimiser tes processus opérationnels en 7 étapes faciles!

Qu'est-ce que l'optimisation des processus d’entreprise?

Optimisation, systématisation, automatisation...

Est-ce que tu t'y perds?

On va schématiser tout ça!

L'optimisation des processus est l'amélioration d'un processus existant pour le rendre plus efficace ou plus performant. L'objectif de l'optimisation des processus est d’économiser du temps, de l'argent et des ressources sans compromettre la qualité.

La systématisation est la création de systèmes et de processus pour rationaliser et optimiser les opérations commerciales.

L'automatisation est l'utilisation de la technologie pour automatiser les tâches manuelles ou des processus.

Alors, quelle est la différence ?

L'optimisation des processus consiste à améliorer un processus existant. La systématisation consiste à créer de nouveaux systèmes et processus. L'automatisation consiste à utiliser la technologie pour automatiser les tâches manuelles.

L'automatisation des tâches apporte de nombreux bénéfices

Les processus opérationnels sont le pain et le beurre de toute entreprise — ils permettent de produire des biens ou des services efficacement, et donc d’avoir des résultats. 

En automatisant tes processus, tu vas gagner du temps, mieux communiquer avec ton équipe et améliorer la qualité de ton travail (et du leur).

Rien de moins!

Organisation accrue

Lorsque tu optimises tes processus, tu les rationalises essentiellement pour les rendre plus efficaces. Cela peut aller d'une nouvelle conception de la manière dont les tâches sont assignées et accomplies à l'automatisation des tâches répétitives.

Somme toute, réduire le nombre d'étapes d'un processus permet de réduire de façon significative le risque d’erreur lors de sa mise en œuvre.

Amélioration de la communication

Si un processus est en place, mais qu'il est mal défini ou communiqué, ton équipe peut tout simplement ne pas en avoir connaissance. Ça peut entraîner de la confusion et de la frustration, en plus d’un gaspillage de temps et de ressources.

En documentant et en communiquant tes processus, tu t'assures que tout le monde est sur la même longueur d'onde et sait ce que l'on attend de lui.

Augmentation en qualité

L'organisation de tes processus peut t'aider à produire de meilleurs résultats tout en économisant du temps et des efforts. Les employés seront plus productifs s'ils savent exactement ce qui doit être fait et comment le faire.

En plus, les tâches automatisées sont souvent plus précises et cohérentes que les tâches manuelles.

Quelles opérations peuvent être systématisées?

Il existe une multitude de tâches récurrentes et typiques en entreprises qui peuvent facilement être systématisées.

Alors, pourquoi ne pas l’essayer?

Accueil et intégration de nouveaux employés

L'arrivée d'un nouvel employé représente une forte quantité de tâches d'accueil qui doivent être accomplies afin de l'aider à s'intégrer dans son nouveau rôle.

Souvent, plusieurs personnes sont impliquées dans l'intégration et des étapes sont oubliées ou encore les gens travaillent en double. Bref, ce qui devrait être un événement positif peut rapidement devenir une source de frustrations pour ton équipe.

En créant un processus à cet effet, tu vas t’assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises et que rien n'est oublié.

Ce qui créera aussi une atmosphère d’arrivée moins chaotique pour les nouveaux employés.

Et des employés heureux, c’est ce qu’on veut!

Gestion de la relation client

Du premier contact avec un client potentiel au service après-vente, la gestion des relations avec les clients comporte de nombreuses étapes.

En systématisant ces tâches, tu seras en mesure de mieux cerner le besoin du client, de lui offrir une meilleure expérience et d'établir des relations solides.

Gestion de projets

La gestion de projet est un processus qui peut être divisé en un certain nombre de sous-processus plus petits, chacun ayant son propre objectif spécifique.

Systématiser ce processus est souvent l'élément qui garantit que tous les projets sont achevés à temps et dans le respect du budget.

Communication interne

Dans toute entreprise, il existe plusieurs canaux de communication interne — du courrier électronique à l'intranet en passant par les réunions face à face.

En systématisant la façon dont ces canaux sont utilisés, les informations sont correctement diffusées et tout le monde est informé de tous les changements pertinents.

Procédures courantes

Les procédures opératoires normalisées (PON) sont un ensemble d'instructions détaillées qui décrivent les étapes à suivre pour accomplir une tâche.

Créer des procédures opérationnelles standard pour ton entreprise permet que les tâches soient toujours exécutées de la même manière, ce qui se traduit par une qualité constante.

Créer un processus pour des procédures, quoi?

Comme les procédures doivent être suivies chaque fois qu'une tâche est effectuée, elles constituent un élément essentiel de tout processus.

Quelles sont les étapes qui nécessitent la création d’un processus?

Quelques-unes des principales étapes de la vie d'une entreprise nécessitent la mise en place d'un processus. Créer et documenter des processus est un des piliers de toute entreprise qui fonctionne de façon fluide et efficace.

L'intégration de nouveaux employés

Au fur et à mesure que ton entreprise se développe, tu embauches de plus en plus d'employés. 

Il est primordial de créer un processus d'intégration efficace des nouvelles recrues pour qu'elles puissent être opérationnelles et productives le plus rapidement possible.

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La multiplication de poste

Lorsque tu franchis l'importante étape de multiplier les postes, il est essentiel d'instaurer un processus pour l’accueil et la formation des nouveaux membres de ton équipe.

Être entouré d’employés performants est un privilège dont il faut tirer profit!

Créer une méthodologie te permettra de transmettre leurs connaissances et compétences aux autres membres d’une équipe.

L'intégration d'un nouveau logiciel

Lorsque tu intègres un nouveau logiciel, il y a généralement une courbe d'apprentissage pour les employés.

C’est tout à fait normal!

Par contre, en documentant et en enregistrant les procédures liées à son utilisation, chacun saura comment utiliser le nouveau logiciel. Ce qui se traduira par une grande économie de temps et d’énergie (on aime ça!).

Le lancement d'un nouveau produit ou service

Lorsque tu lances un nouveau produit ou service, il y a beaucoup d'éléments mobiles qui doivent s'enchaîner sans heurts. Ça peut devenir complexe assez rapidement.

La mise en place d'une procédure pour commercialiser de nouveaux articles et services permet de ne rien négliger et de s'assurer que tout se déroule comme prévu.

Tu évites ainsi les mauvaises surprises!

La création de campagnes de marketing

Créer, planifier et exécuter une campagne de marketing comporte de nombreuses étapes. Établir un processus est gage de garantie de conformité dans la planification et l'exécution de tes campagnes.

Les campagnes de marketing entraînent souvent des coûts assez élevés. Pour qu'elles soient rentables, les résultats doivent soigneusement être suivis et analysés.

Mettre en place un processus pour les campagnes de marketing permet de suivre leur efficacité et d’apporter des modifications si nécessaire.

L'externalisation de tâches

La croissance de toute entreprise mène forcément à la délégation de certaines tâches à des fournisseurs externes.

Ça peut être une étape angoissante.

La mise en place d'un processus à cet effet permet de choisir les bons fournisseurs selon tes besoins et assure que tâches soient accomplies conformément à tes spécifications.

La délégation de tâches à l'interne

À mesure que ton entreprise se développe, les tâches à accomplir sont de plus en plus multiples.

Ce qui est une excellente nouvelle en soi. Mais tu devras forcément trouver une façon d’avoir plus de temps.

Afin de libérer de ton temps, tu devras déléguer certaines de ces tâches à d'autres personnes. Le fait d'avoir un processus en place pour ce faire permet de s'assurer que les tâches sont correctement attribuées et qu'elles sont réalisées conformément à tes attentes. 

C’est aussi une belle occasion pour développer le sens de l’initiative et l’intrapreneuriat au sein de ton équipe.

Comment créer des processus en 7 étapes

Maintenant que tu connais l'importance de la création de processus, voyons comment les créer.

Faire un processus n'est pas aussi difficile qu'il n'y paraît. En fait, une fois que tu auras commencé, tu t'apercevras que c'est assez facile.

Il y a quand même quelques éléments à garder à l'esprit lors de la création de tout processus.

Tout d’abord, il est impossible de créer tous les processus de ton entreprise par toi-même. Tu as tout avantage à impliquer tes employés dans la création du contenu. 

De tout façon, ils sont les mieux placés pour savoir comment exécuter le travail!

Tu peux commencer par sélectionner quelques processus clés, c’est-à-dire ceux qui auront un impact significatif lorsqu’ils seront implantés.

1. Identifier la situation actuelle et l'objectif ultime

Que veux-tu accomplir grâce à ce processus?

Quel est le résultat final visé ?

La première étape de l'optimisation de tes processus d'entreprise est d'évaluer ta situation actuelle et l'objectif ultime.

Réfléchis aux tâches dont toi et les membres de ton équipe êtes responsables au quotidien.

• Certaines tâches prennent-elles plus de temps qu'elles ne devraient ?
• Existe-t-il des moyens de rationaliser la façon dont ces tâches sont accomplies ?

Une fois que tu auras une bonne compréhension de ta situation actuelle, tu pourras commencer à faire des changements, mais pas avant!

2. Décomposer les étapes

Une fois que tu sais quel est l'objectif, commence à décomposer les étapes à suivre pour l'atteindre.

Soist aussi précis que possible.

Par exemple, si tu veux créer un processus pour intégrer de nouveaux employés, les étapes peuvent ressembler à ceci :

• organiser une réunion d'orientation;
• envoyer un courriel de bienvenue;
• faire une visite des bureaux;
• désigner un binôme;
• passer en revue les politiques et procédures de l'entreprise;
• installer l'ordinateur et le courrier électronique de l'employé;
• examiner la description de poste de l'employé.

3. Estimer le temps nécessaire à chaque étape

Tu peux ainsi déterminer le temps que prendra le processus du début à la fin. 

Pourquoi c’est nécessaire?

Il s'agit d'une information importante à connaître lors de la création du processus puisque tu devras y consacrer le temps et les ressources nécessaires. Ça enlève aussi de l’incertitude dans la gestion des opérations et ça rend le travail plus facile à planifier dans l’horaire.

4. Déterminer qui sera responsable de chaque tâche

Une fois que tu as identifié les étapes du processus, détermine qui sera responsable de chaque tâche. Ceci est particulièrement important si tu délègues des tâches à d'autres personnes.

C'est essentiel de confier les tâches à des personnes ou à des équipes qui ont les compétences et les connaissances nécessaires pour les accomplir.

5. Documenter le processus

La clé est de vérifier que les étapes soient faciles à suivre grâce à un langage simple et des instructions claires.

Une des étapes cruciales (bien qu'elles soient toutes essentielles) de la création d'un processus consiste à le documenter.

Il existe plusieurs différentes manières de le faire, comme créer un diagramme de processus, mais il y a aussi :

• la création d'un organigramme;
• la rédaction des étapes dans un document;
• l'utilisation d'un logiciel de cartographie pour créer une carte des processus.

La documentation visuelle, comme une cartographie des processus, permet à chacun de le comprendre et de savoir ce que l'on attend de lui.

Ça permet également de simplifier le processus et de le modifier facilement si nécessaire.

6. Tester le processus

Une fois que tu as créé et documenté un processus, il est temps de le tester. C’est une étape fondamentale pour identifier les points à améliorer.

Le test du processus permet également de voir si les employés comprennent et suivent bien les étapes.

Il existe plusieurs façons de tester un processus :

• exécuter toi-même le processus;
• demander aux employés de tester le processus;
• organiser un groupe de discussion.

Après avoir testé le processus, tu peux apporter les modifications nécessaires pour l'améliorer. 

Ensuite, il reste à instaurer le processus et à surveiller si le fonctionnement se déroule comme prévu.

7. Systématiser la gestion des connaissances

Une fois que le processus est créé, il est important de le stocker dans un endroit central où tous ceux qui en ont besoin peuvent y accéder. Ainsi, chacun utilise la même version du processus et dispose des informations les plus récentes.

Un système de gestion des connaissances (SGC) est un excellent moyen d'y parvenir.

Un SGC est un système qui permet la gestion des processus en plus de partager les informations à l’interne au sein d'une organisation.

Il existe de nombreux types de SGC, mais ils ont tous le même objectif : rendre l'information accessible à ceux qui en ont besoin.

Le plus important dans le choix d'un SGC est de s'assurer qu'il est facile à utiliser et qu'il répond aux besoins de ton organisation.

Il y a une multitude de facteurs à considérer lors du choix d'un tel système, par exemple :

• la taille de l'organisation;
• le type d'information à partager;
• le nombre de personnes qui doivent accéder au système;
• le budget alloué au système.

Une fois ces facteurs analysés, tu peux commencer à examiner les différents types de SGC et choisir celui qui convient le mieux à ton organisation.

La confiance : un facteur clé dans le succès de la gestion des processus

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la délégation est un élément clé de tout processus.

Ce qui n'est pas délégué est souvent mal fait, voire pas fait du tout.

Toutefois, pour déléguer efficacement, tu dois avoir confiance dans les personnes qui effectueront lesdites tâches déléguées. Lorsque tu as confiance en ton équipe, tu es en mesure de déléguer plus efficacement et de créer des processus qui fonctionnent.

Mais, l'instauration de la confiance ne se fait pas en claquant des doigts. Ça demande du temps et des efforts. Il est donc important de choisir les bonnes personnes et de leur donner la formation et le soutien dont elles ont besoin pour réussir.

Autrement, il peut être facile de tomber dans le contrôle, ce qui n'est pas un moyen efficace de gérer des employés. Lorsque tu essaies de contrôler les tâches déléguées à d'autres personnes, tu risques de saboter tout le processus.

On va se le dire, est-ce qu'il y a quelque chose de plus fâchant que d'être microgéré ?

Essayer de tout contrôler ne fait qu'engendrer des frustrations des deux côtés.

Alors, comment construire la confiance ?

• être clair quant aux attentes;
• donner aux employés l'autonomie nécessaire pour faire leur travail;
• encourager la communication ouverte.

Afin de faciliter une relation de confiance, il faut aussi :

• choisir les bonnes personnes;
• leur donner la formation et le soutien dont ils ont besoin pour réussir;
• suivre leurs progrès et leur donner un retour d'information;
• être disponible pour répondre aux questions.

Tu peux aussi commencer par déléguer de petites tâches, puis augmenter progressivement les responsabilités à mesure que la personne fait ses preuves. 

Il est également important de partager du feedback en cours de route, tant positif que négatif. Cela aidera les employés à comprendre ce que l'on attend d'eux.

En suivant ces conseils, tu créeras un environnement de confiance propice à la réussite de tout processus.

Comment Didacte peut t'aider à mettre en œuvre des procédures?

L'embauche de personnel supplémentaire n'est qu'une partie de la solution lorsqu'il s'agit de développer ton entreprise. 

L'autre partie consiste à créer des processus efficaces. En suivant ces étapes, tu pourras optimiser tes processus d'entreprise et faire en sorte que ton organisation fonctionne comme une machine bien huilée!

Chez Didacte, on sait que créer et suivre des processus peut être complexe. C'est pourquoi on offre une plateforme qui te permet de créer des formations et documenter les savoir de ton équipe en toute simplicité.

C’est ce qu’on appelle un Learning Management System (LMS).

Avec notre plateforme, tu peux facilement créer et diffuser des formations qui aideront les membres de ton équipe à comprendre et à suivre les étapes de tout processus correctement. Demande ta démo de Didacte dès maintenant!