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20 avril 2020

Après le confinement : Préparer le retour au travail en 4 étapes

Avec la pandémie du coronavirus, plusieurs entreprises ont été obligées d’adopter des mesures d’urgence pour respecter les règles de confinement. Entre le passage au travail à distance, l’adaptation des procédures et les fermetures temporaires, chaque organisation été forcée de changer.

Sans l’ombre d’un doute, la crise par laquelle nous passons aura un grand impact sur nos façons de faire. On sait que la situation n’est que temporaire et que le confinement devra, éventuellement, prendre fin. 

Alors je vous pose la question : qu’est-ce qui doit revenir à la normale et qu’est-ce qui doit rester? Quelles sont les opportunités pour faire croître votre entreprise?

« Ne laissez jamais une bonne crise se perdre. » - Winston Churchill


Certainement, la reprise des activités régulières va demander beaucoup de réadaptation pour vos employés et vos partenaires d’affaires. Aussi bien commencer dès maintenant à mettre sur pied votre stratégie!

Voici donc les étapes clés pour bien préparer le retour au travail de votre équipe.

1. Analyser, évaluer et améliorer les méthodes de travail

La première étape en cette période de crise est de s’arrêter, prendre un pas de recul et faire une introspection. Ne laissez pas l’angoisse et la panique vous rendre réactifs, optez plutôt pour la proactivité bien réfléchie. 

Voici quelques questions à vous poser :
  • Qu’est-ce qui ne fonctionnait pas dans mon entreprise avant le confinement?
  • Qu’est-ce qui ne pouvait plus fonctionner à cause du confinement?
  • Comment est-ce que le confinement a affecté la structure à l’interne?
  • Qu’est-ce qui s’est amélioré pendant le confinement?
  • Qu’est-ce qu’on aurait pu faire pour être mieux préparés au confinement?
  • Qu’est-ce qui me préoccupe par rapport au retour au travail?

Cette dernière question nous a été proposée par Anne-Sophie Michel, présidente et formatrice en gestion du changement chez ASM Consultants.

« En temps normal, on veut anticiper les préoccupations des employés et gestionnaires afin de prévoir des mesures d’accompagnement pour les soutenir dans les changements. Or, cette pandémie nous offre un temps d’arrêt qui nous permet plus de temps et de latitude dans notre planification. Ainsi, je propose aux dirigeants d’entreprise de rencontrer chacun des employés afin de connaître leur préoccupations face au retour au travail.

Lorsque ces préoccupations sont d’ordre individuel (ex: peur d’attraper le virus au travail), on peut proposer des mesures d’accompagnement pour rassurer les employés, telle que le télétravail. Si les préoccupations sont plutôt d’ordre organisationnel, l’idéal est d’opter pour des séances en équipe pour améliorer les structures pré-confinement. »

Prenez donc le temps de répondre à ces questions et à toutes les autres qui vous viennent en tête. Surtout, n’hésitez pas à impliquer vos employés dans cette réflexion! Envoyez ces questions à vos cadres, aux intrapreneurs et au personnel de soutien. Chaque point de vue pourrait vous faire découvrir certaines failles ou sources de réussite qui méritent plus d’attention.

S’il y a un meilleur moment pour apporter des changements, c’est quand la situation est déjà en mouvement. C’est le temps d’investir de l’énergie pour améliorer les processus et adopter une gestion plus agile et flexible.


2. Mettre à jour et standardiser les procédures

La deuxième étape consiste à documenter ces méthodes de travail améliorées pour en faciliter la consultation future. Si vous avez déjà des procédures en place, c’est l’heure de les réviser et de les mettre à jour.

Si, toutefois, votre entreprise ne possède pas encore de catalogue de procédures, voici une opportunité en or de le commencer. Standardiser les procédures au sein d’une organisation comporte de nombreux avantages, dont les suivants :
  • Constance lors de la formation du personnel
  • Réduction des variations dans les opérations
  • Durabilité des meilleures pratiques au travers du temps
  • Élimination de la perte de temps lors de l’accueil de nouveaux employés
  • Optimisation des processus internes à force de réviser les méthodes de travail

Utiliser un LMS comme catalogue de procédures

Un LMS comme Didacte peut servir à bien plus que la formation en ligne. Plusieurs de nos clients, par exemple, utilisent leur plateforme comme recueil de procédures et de bonnes pratiques!

En utilisant votre LMS pour documenter et organiser vos procédures, vous pouvez profiter de nombreuses fonctionnalités de création et de diffusion. Plutôt que d’avoir un répertoire de documents dans un dossier partagé, rendez votre contenu plus dynamique. 

Favorisez les vidéos, les images et les fichiers audios pour ajouter plus de dimensions à vos procédures. Organisez ces informations en catégories et limitez-en l’accès seulement aux utilisateurs concernés.

De votre côté, vous pourrez en seulement quelques clics mettre à jour les procédures de façon régulière. Pour vos employés, ils auront accès à toute la documentation nécessaire au bout de leurs doigts. 


3. Gérer le volet humain du changement à distance

L’arrivée de nouvelles procédures au sein d’une organisation fait partie du processus de gestion du changement. La troisième étape, et certainement pas la moindre, est d’intégrer ces méthodes de travail améliorées à votre équipe.

Anne-Sophie Michel nous dit :
« Les deux premières étapes font partie de ce que j’appelle la planification technique du changement et la troisième étape concerne plus le volet humain du changement. À partir du moment où on a regardé nos processus, comment est-ce qu’on soutient nos humains dans le changement? C’est ici qu’un bon gestionnaire doit faire preuve d’écoute, d’empathie, de transparence, d’accompagnement, etc. »

La gestion du changement amène toujours certains défis et le confinement en ajoute quelques supplémentaires. Ce n’est tout de même pas une raison de se décourager! 

Eux aussi prisonniers de la crise actuelle, vos employés seront beaucoup plus enclins à participer à cette revigoration corporative. Profitez de cette volonté d’entraide et de soutien pour identifier les leaders positifs qui pourront soulever votre projet.

Parmi plusieurs actions que vous devez prendre pour faciliter l’adoption des nouvelles méthodes de travail, voici les 4 plus importantes : 
  • Communiquez avec votre personnel de façon constante et transparente. Utilisez des outils tels que la vidéoconférence pour personnaliser et humaniser votre annonce. Soyez à l’écoute de votre équipe et démontrez une ouverture à la discussion.
  • Recueillez les préoccupations de chaque personne individuellement. Comme nous l’a mentionné Anne-Sophie Michel : 
« Il est essentiel de se rappeler qu’afin de favoriser une réussite optimale des transformations, il faut gérer le volet technique, mais surtout le volet humain. Malgré la meilleure planification possible, si on n’adresse pas le volet humain, il n’y aura pas de transformation. »
  • Formez vos employés adéquatement. Donnez leur accès à des leçons en ligne afin de les préparer à ces changements. Mettez à leur disposition des opportunités de croissance professionnelle et investissez dans le développement de leurs compétences.
  • Accompagnez chaque membre de votre équipe dans le changement. Prenez soin de proposer à chacun un parcours d’apprentissage qui réponde à ses besoins. Offrez votre temps pour des consultations privées si le besoin d’en fait ressentir.

Dans tous les cas, ne laissez pas la distance physique miner votre projet d’amélioration. Surtout, gardez une attitude positive et déterminée; demeurez une source d’inspiration et d’espoir pour votre personnel!


4. Maintenir le cap après le confinement

Le jour où le retour au travail sera possible, empêchez que vos efforts soient oubliés dans l’euphorie. La quatrième étape consiste à assurer que les nouvelles procédures soient bel et bien appliquées et pratiquées.

« Le plus grand danger en période de turbulence n'est pas la turbulence - c'est d'agir avec la logique d'hier. » - Peter Drucker

Tout comme au retour des vacances, certains employés pourraient éprouver des difficultés lors de la reprise des activités. Assurez-vous de communiquer régulièrement avec eux afin de faciliter leur réintégration. Mettez en place des stratégies de retour progressif au besoin.

Continuez de mettre constamment à jour les méthodes de travail grâce à votre plateforme Didacte. Poursuivez l’investissement dans votre capital humain et encouragez la culture de formation à l’interne. 

Votre personnel est la clé du succès pour la relance de votre entreprise. N’oubliez pas d’en prendre soin.

Marie-Hélène Couette

Stratège numérique chez Didacte. Passionnée par l'entrepreneuriat, Marie-Hélène Couette a géré de nombreux projets de développement d'affaires, de marketing et d'événementiel au Québec et à l'international. Grâce à la formation et à la création de contenu, elle souhaite aider les entrepreneurs à avoir du succès et vivre de leur passion.