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15 juillet 2019

Gestion Agile: les 6 tendances de la formation en entreprise

La méthode Agile en formation interne

Gestion Agile: les 6 tendances de la formation en entreprise

Flexible, collaboratif et orienté sur les résultats.

Ces 3 qualificatifs résument l’essence même de la philosophie derrière la gestion Agile en entreprise.

Le modèle Agile n’est pas nouveau et continue d’être implanté en entreprise de plus en plus en Amérique du Nord.

Ce modèle de gestion, à la mode chez les grands décideurs, génère des opportunités très intéressantes pour faire avancer et adopter différents projets découlant des ressources humaines.

Les équipes qui endossent la ligne de pensée du mode Agile travaillent de façon proactive plutôt que réactive dans le but de bâtir et ne plus passer la majorité de leurs temps à éteindre des feux qui, trop souvent, sont le résultat de l’ingérence du passé.

Différentes tendances sont mises en lumière pour assurer le succès de la mise en place de vos projets de formations internes de façon simple et rapide, 

1- La création de formation en mode Agile

L’approche de conception pédagogique se doit d’être à la fois industrielle et agile. C’est-à-dire simple, rapide et prédéterminé par un processus clair et actionnable. 

Un des freins majeurs à l’implantation d’un outil de création et de gestion de formations est la perception biaisée de la charge de travail qui découle de la création de contenu. Cette fausse perception est générée par une combinaison d’ignorance sur ce qu’il y a à faire et un scepticisme face aux bénéfices réels de cette approche.

La création de contenu de formations internes visant une approche web ne doit pas être approchée de la même façon que la création de formations en salle.

Alors que la création d’une formation en salle demande beaucoup de préparation, réflexion, analyse et stratégies visant à capter et entretenir l’attention des participants durant de longues périodes, la formation en ligne mise plutôt sur le court, simple et concis

En premier lieu, il est important de faire l’inventaire de toutes les compétences et connaissances à enseigner à l’intérieur de notre entreprise. Cette étape est obligatoire et indépendante de l’approche pédagogique.

Les gains en efficacité se font rapidement sentir lorsqu’on mise sur une approche en ligne puisque l’objectif n’est plus de créer une longue formation couvrant 10, 20, voire même 30 objectifs spécifiques, mais plutôt de faire une pièce de contenu spécifique par objectif.

Le projet n’est donc plus de monter une montagne d’un seul trait, mais plutôt de créer une marche à la fois, sachant que cette montagne n’a aucune fin. Il s’agit d’un projet en continu, qui n’a pas de finalité. 

En utilisant vos ressources internes pour établir les faiblesses et opportunités d’apprentissage, il devient facile pour une entreprise de créer de petites capsules de mise à niveau qui peuvent faire une différence énorme dans la capacité de production de l’entreprise.

En impliquant vos employés de façons actives à ce type de projets, vous augmentez du fait même l’engagement, l’appartenance et la mobilisation de vos ressources face à un changement de culture interne majeur.

2- L’omniprésence de la formation

La formation se retrouve sur le lieu de travail de façon omniprésente et n’est plus perçue comme une séquence d’évènements ponctuels.

Un des multiples changements de paradigmes qu’entraine la formation en ligne est la notion du contenu à double vie.

La première consultation de vos formations a pour seul but que d’enseigner de nouvelles informations à vos participants, afin d’améliorer leurs connaissances et compétences.

Cette approche a donc la même utilité qu’une formation en salle. Traditionnellement, la qualité de vos formations se résumait donc à la qualité des notes prisent par vos participants et les interventions des quelques curieux qui osent interagir en présence du formateur.

La double vie de vos contenus de formations en ligne prend tout son sens lorsqu’on l’on additionne maintenant la notion d’aide-mémoire.

Il faut comprendre qu’il peut s’écouler un long délai pour vos employés entre votre formation et l’opportunité de mettre en pratique les nouveaux apprentissages. Étant maintenant à porter de main, il devient facile pour un employé d’aller reconsulter le contenu afin de bien se remémorer les informations qu’il se souvient avoir vues par le passé.

Valoriser la prise de note afin de permettre à chaque employé de ne plus voir la formation comme une simple formation, mais y découvrir le potentiel d’utiliser votre structure pour y bâtir un guide personnel qui leur servira d’aide-mémoire individuel.

La facilité d’accès au contenu vous permet d’augmenter l’autonomie de chaque employé, en plus de limiter les besoins d’assistances et distractions entre employés qui peuvent réduire la productivité de vos équipes.

En centralisant vos contenus sous un système unique, qui permet la prise de notes internes et relecture, vous éduquez vos employés et les aidez à se responsabiliser face à leur développement personnel.

L’objectif n’est jamais d’éliminer les interactions entre vos employés, une composante vitale à l’appartenance de vos employés, mais plutôt de s’assurer que les interactions sont à valeurs ajoutées. 

3- Du présentiel vers l’évènementiel

Dans un contexte de gestion Agile, nous devons changer la perception des formations en salle pour maintenant les promouvoir comme des formations en formule évènementielle.

Ces formations auront comme but d’apprendre des concepts plus techniques, mais également d’agir à titre d’évènements de mobilisation et motivation pour vos employés. 

Vous connaissez fort probablement tous l’expression “ce meeting aurait pu être un courriel”. En comparaison, les formations en salle ne doivent doivent plus laisser vos employés avec l’impression que “cette formation aurait pu être une simple vidéo”.

Les formations en présentiel coutent très cher aux entreprises comme elles requièrent de prendre votre entreprise otage durant plusieurs heures. Il est donc important de pouvoir justifier l’importance de réunir toutes vos ressources, en un même lieu , au même moment. 

Bien sûr, rien n’est aussi efficace que d’apprendre en performant une action. Pour apprendre à nager, vous devrez inévitablement vous jeter à l’eau. Toutefois, il est une erreur que de penser que ce type d’apprentissage devrait être l’approche par défaut.

Voici quelques réflexions à avoir pour vous permettre de mieux évaluer la nécessité d’une formation en salle:

  • Est-ce que cette formation demande une manipulation physique d’un outil ou d’un accessoire?
  • Est-ce que cette formation requiert des jeux de rôles?
  • Est-ce que cette formation est dépendante d’une contrainte géographique?
  • Est-ce que cette formation est prompte à l’apprentissage par essai et erreur?

4- Le nouveau role du formateur

De la même façon que l’industrie 4.0 force les professionnelles des ressources humaines à revoir leurs rôles au sein des entreprises, le rôle du formateur est à la croisée des chemins et se doit d’être revu.

Alors que le rôle traditionnel du formateur était de créer des contenus éducatifs destinés à être présentés à plusieurs reprises durant le cours d’une même année, la transformation numérique et l’adoption de pratiques Agile amènent le formateur à maintenant délaisser ces responsabilités de présentateurs de contenus et recentrer son rôle vers l’accompagnement stratégique et pédagogique.

La plateforme de formation d’une entreprise agissant maintenant comme réseau de distribution des contenus de formations, le formateur peut libérer du temps à son horaire pour se concentrer à la création de nouveaux contenus. Le formateur aura également la responsabilité de proposer des suivis personnalisés aux employés ayant des difficultés d’apprentissage.

Cette nouvelle approche nous permet ainsi de remettre nos employés plus rapidement en opération, et nous assurer que les interventions de nos formateurs sont à valeur ajoutée et répondent aux besoins spécifiques des ressources ayant des questions supplémentaires.

Alors que 80% de vos ressources comprendront du premier coup ce qui leur est présenté, il est normal que certains aient besoin d’une approche pédagogique différente pour bien assimiler toutes les informations. Le formateur est donc responsable du développement de nouvelles stratégies pédagogiques visant à répondre à ce besoin.

Un avantage majeur de ce changement est que chaque nouvelle stratégie peut ensuite être mise à jour à la formation en ligne, ce qui permet d’améliorer et accélérer le processus d’apprentissage au fil des années, de façon exponentielle. 

5- Vers un changement de paradigme : l’employé maintenant coresponsable de son développement

Depuis les 20 dernières années, il est coutume que l’entreprise soit responsable d’offrir des formations aux employés, selon les besoins spécifiques à pallier au sein de l’organisation. Cette approche résulte rapidement en un ensemble d’employés non mobilisés, tous réuni dans une salle, sans comprendre concrètement pourquoi on leur impose certaines formations.

Le virage numérique des entreprises entraine un changement de paradigme avec l’arrivée de nouvelles opportunités de gestions et développement de compétences.

Sous un modèle Agile, à l’aide d’une plateforme de formation adaptée, l’entreprise peut maintenant développer un répertoire de formations couvrant les différents besoins de son entreprise et, de façon personnalisée, assigner différentes formations à des employés spécifiques.

Cette approche, plus flexible, permet ainsi à l’employé de se voir assigner des formations adaptées à son propre parcours de développement. En ajout à cette approche, le répertoire de formation peut également être accessible aux employés afin de développer une culture d’autoformation

Ainsi, les étudiants ne sont plus maintenant de simples consommateurs passifs, mais bien actifs dans le développement de leurs compétences et champs d’intérêts.

Cliquez ici pour découvrir comment activer vos apprenants durant une formation en ligne
La mise en place d’une culture de formation interne active permet d’augmenter l’appartenance à votre marque employeuse et le niveau d’intérêt de vos employés lors des activités d’apprentissages. Comme ceux-ci sont maintenant coresponsables de la création de leurs parcours de développement, ils sont également responsables des opportunités de progression dans votre organisation.

Non seulement cette stratégie réduit votre charge administrative, elle vous permet de cibler vos meilleurs employés et les futurs joueurs clés dans chacun de vos départements.

6- Des sprints en boucle

Le bénéfice le plus significatif de l’utilisation de la méthode agile dans un projet de formation se retrouve à l’étape de création de contenu.

Plutôt que de viser à développer une offre de formation large couvrant un large éventail d’objectifs, cette méthode vous encourage à vous concentrer sur la création courte et simple d’un objectif spécifique à la fois.

La stratégie plus granulaire vous permet ainsi de rapidement concrétiser vos projets de formations en ligne en suivant un processus très simple:

  • Cadrage de l’objectif
  • Instauration de l’échéancier à court terme
  • Recherche de l’expertise brute
  • Création du contenu
  • Ronde de commentaires et correctifs.
  • Mise en ligne
  • Bilan de succès
  • Répéter

L’aspect collaboratif de cette technique, impliquant différents acteurs internes de votre organisme pour la collecte de commentaires, vous assure d’avoir un projet qui aura été validé sur le terrain avant même d’en faire le lancement officiel.

La méthode agile en création de contenu vous permet de prévoir et corriger les faiblesses plutôt que de les subir grâce à cette boucle de rétroaction.

En conclusion

Le plus grand frein de tout projet de formation en ligne est l'illusion que tout doit être fait d'un seul coup. En adoptant la méthode Agile à votre gestion de projet, il devient beaucoup plus simple de planifier et d'implanter un LMS comme Didacte en entreprise. En misant sur plusieurs petites actions clés et de courts délais, la prise d'action se fera de façon organique et structurée. Ceci vous permettra également de mieux comprendre et anticiper les actions à prendre tout en optimisant vos processus à chacune des étapes.

Il est important d'avoir une bonne vision globale du projet, mais il est d'autant plus important de cibler quelles sont les composantes minimales clés afin de faciliter l'adoption d'un tel projet.

Mathieu Dumont

Directeur de l'exploitation chez Didacte