Guide complet pour la gestion des connaissances en entreprise

Es-tu fatigué de recommencer à zéro à toutes les fois qu'un nouvel employé doit être formé? Ou pire encore, quand un employé quitte en apportant ses connaissances en plus de ses effets personnels?

Ça cause trop souvent une perte de temps et de productivité en plus d'être franchement désagréable à la longue.

Instaurer un système qui permet de conserver les connaissances en plus de les rendre accessibles aux autres t’évitera tout ça ainsi que bien des soucis en plus de faciliter grandement le bon fonctionnement de ton entreprise.

Une saine gestion des connaissances permet d'améliorer les performances d'une entreprise. C'est un processus essentiel qui permet non seulement d'améliorer la productivité et l'efficacité dans un milieu de travail, mais aussi de réduire les coûts lorsqu'il est bien implanté.

Oui, mais concrètement, ça veut dire quoi?

Qu'est-ce que la gestion des connaissances?

La gestion des connaissances est le processus de collecte, de conservation, de partage et d'utilisation des connaissances au sein d'une organisation. La mémoire organisationnelle est essentielle pour toute entreprise. Elle permet au personnel d'avoir accès aux bonnes informations au bon moment, ce qui facilite le travail de chacun.

6 bénéfices de la gestion des connaissances en entreprise

Tu seras sans doute d’accord pour dire que le capital humain est l'actif le plus important de toute entreprise. Il est donc essentiel d'investir dans son développement et son bien-être.

La mise en œuvre d'un système de gestion des connaissances dans ton entreprise peut apporter de nombreux avantages concurrentiels. Évidemment, quand on parle de gestion des connaissances ou de management de la connaissance, ça inclut autant le partage des connaissances que la prévention de la perte de connaissances.

Voici quelques-uns des principaux bénéfices du partage de connaissances en entreprise :

1. Amélioration de la communication et de la collaboration

La gestion des connaissances peut contribuer à améliorer la communication et la collaboration au sein de ton organisation en permettant aux employés de partager plus facilement leurs connaissances et leurs idées.

2. Amélioration de la productivité

Un autre avantage du partage de connaissances est l’amélioration de la productivité en permettant aux employés de trouver plus facilement les informations et les ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail quotidien.

3. Créativité et innovation accrues

Comment peux-tu rendre ton entreprise plus innovante? En enseignant aux employés les compétences dont ils ont besoin et en les laissant explorer de nouvelles idées.

4. Amélioration de la prise de décision

La gestion des connaissances peut contribuer à améliorer la prise de décision en permettant aux employés d'accéder aux connaissances dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.

5. Réduction des coûts

En partageant les connaissances, les employés peuvent travailler plus efficacement, ce qui réduit les coûts de formation et augmente la valeur des acquis de l’entreprise.

6. Amélioration du service à la clientèle

En donnant aux employés l'accès à toutes les informations pertinentes, ils peuvent fournir un meilleur service à la clientèle. Grâce aux connaissances partagées, ils sont en mesure de résoudre les problèmes des clients de manière plus efficace et efficiente.

Mettre en place la gestion des connaissances en entreprise en 6 étapes

Maintenant que tu connais les avantages de la gestion des connaissances, tu te demandes peut-être comment la mettre en place dans ton entreprise. On y arrive!

Étape 1  : Identifier le type de connaissances que votre entreprise doit gérer

La première étape consiste à identifier le type de connaissances qui doivent être gérées dans ton entreprise.

Il est important de bien comprendre ce qui distingue les trois grands types de connaissances :

• Les connaissances explicites sont celles qui peuvent être facilement codifiées et partagées dans des documents ou des bases de données ;
• Les connaissances tacites sont celles qui font référence au savoir-faire, aux compétences acquises et à l'expérience. Comme celles-ci sont personnelles, elles sont généralement plus difficiles à formaliser.
• La connaissance organisationnelle est la connaissance collective d'une organisation, donc l’historique de l’entreprise, son positionnement, ses valeurs, son expertise, etc.

Est-ce qu’il y a des employés clés dans ton entreprise que tu souhaiterais cloner? Cette réflexion pourrait t’aider à identifier les connaissances et compétences essentielles au sein de ton organisation!

Étape 2 : Créer une stratégie de gestion des connaissances

La deuxième étape consiste à créer une stratégie de gestion des connaissances. Celle-ci t'aidera à déterminer comment collecter, conserver, partager et utiliser ces connaissances!

Ta stratégie devrait inclure :

• le type de connaissances que tu souhaites gérer;
• les objectifs que tu veux atteindre avec la gestion des connaissances;
• comment les connaissances seront conservées;
• les méthodes que tu utiliseras pour collecter et partager les connaissances;
• les personnes qui seront responsables de la gestion des connaissances.

Étape 3 : Collecter les connaissances

La prochaine étape consiste à collecter les connaissances. Cela peut se faire par le biais d'entretiens, de groupes de discussion, d'enquêtes ou d'autres méthodes. Une fois que tu as recueilli les connaissances, il faut les organiser et les conserver dans un endroit central.

Tu as avantage à impliquer tes employés au maximum dans ce processus! Tu pourrais même les transformer en champions des procédures internes afin de leur déléguer la documentation de leur expertise.

Étape 4 : Créer un système de conservation et de partage des connaissances

Le système de conservation et de partage est un des piliers du processus de gestion des connaissances. Ce système t'aidera à utiliser les connaissances dans ton organisation.

Pour être bénéfique, il doit toutefois être conçu de manière à être facile à utiliser et accessible à tous les employés. Il doit également permettre différents niveaux d'accès, afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter ou modifier les connaissances.

Il existe de nombreux types de systèmes de gestion des connaissances, par exemple :

• les systèmes de gestion de l'apprentissage;
• les plateformes de formation en ligne.
• les bases de données;
• les systèmes de gestion de documents;
• les systèmes de gestion de contenu.

Étape 5 : Déterminer qui sera responsable de la gestion des connaissances

La cinquième étape consiste à déterminer qui sera responsable de la gestion des connaissances. Il peut s'agir d'une seule personne ou d'une équipe de personnes. Une fois que vous avez déterminé la personne responsable, elle doit être formée à la gestion des connaissances.

Étape 6 : Évaluer les résultats

L'étape finale consiste à évaluer si ton processus de gestion des connaissances est efficace. Cela t'aidera à déterminer ce qui a bien ou moins bien fonctionné et ce qui doit être amélioré dans ton système de gestion des connaissances.

Comment un LMS peut aider à mettre en place une stratégie de gestion des connaissances?

Un learning management system (LMS) contribue à rendre la gestion des connaissances en entreprise plus efficace, ce qui permet de disposer d'une main-d'œuvre mieux informée et plus productive.

Étant le point de convergence de l'ensemble de l'apprentissage et du développement de l'entreprise, il fournit une structure et une plateforme pour déployer une stratégie globale de gestion des connaissances.

De plus, un LMS peut fournir des caractéristiques et des fonctionnalités permettant de suivre les progrès des employés et les performances, ce qui en fait un précieux outil pour identifier les lacunes en matière de connaissances et ainsi les corriger.

Workleap LMS a été conçu avec l’objectif ultime de rendre la gestion et le partage des connaissances simple et efficace. Tu peux demander ta démo dès maintenant!