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27 mai 2019

Une solution au problème de pénurie de main d'oeuvre, selon une CRHA

Pénurie de main-d'oeuvre, transformation numérique et rétention d'employés. Tous des sujets chauds dans le secteur des ressources humaines. Marie-Pier Blouin, conseillère en ressources humaines chez Panthera Dental et Bodycad, nous donne son point de vue sur ces enjeux majeurs qui figurent de plus en plus parmi les priorités des PME (petites et moyennes entreprises).
Une solution simple au problème de pénurie de main d'oeuvre

Une solution au problème de pénurie de main d'oeuvre, selon une CRHA

On le sait, la pénurie de main-d’œuvre est le sujet de l’heure, celui qui se retrouve sur chaque lèvre et dans maintes conversations.

Pourquoi ? C’est simple. Toutes les entreprises, sans exception, sont touchées.

Il est bien intéressant d’en parler encore et encore, mais ne devrions-nous pas plutôt changer d’angle?

Parler des solutions et non plus de la crise à laquelle nous faisons face ?

Quels sont les meilleures stratégies et outils facilement accessibles que nous pouvons utiliser pour diminuer les effets néfastes de cette crise pour nos entreprises ?

On se le dira, la pénurie est enclenchée et ce n’est que le début, les dix prochaines années seront assurément teintées par cette réalité, qu’on le veuille ou non.

Cela rendra assurément nos processus de recrutement plus complexes qu’auparavant en plus d’évoluer dans un marché en pleine guerre de talents.

En effet, le marché actuel est empreint de ces questionnements : qui offrira les meilleurs salaires, les meilleurs avantages sociaux, la plus grande flexibilité, les plus beaux bureaux et le meilleur « job »?

Et si, au contraire, en tant qu’organisation, on offrait un épanouissement professionnel en permettant une formation continue et riche d’expertise à nos employés plutôt que de miser uniquement sur les valeurs monétaires?

Et si on misait sur nos ressources internes, les développer pour en faire des ambassadeurs de notre marque employeur, de nos couleurs d’entreprise?

Penser différemment

Retroussons alors nos manches et appliquons les meilleures pratiques disponibles. Retenons nos talents et éliminons la perte de connaissance de nos entreprises découlant de départs à la retraite ou de conquêtes de nouveaux défis. 

La première solution à laquelle nous devons penser est celle du développement des compétences de nos employés.

Pour s’y faire, il importe de cumuler notre savoir, notre savoir-faire et notre savoir-être qui circulent et vivent dans notre entreprise. Il est nécessaire d’utiliser nos experts de contenus, nos « anciens » qui ont vécu l’évolution de l'entreprise pour cumuler chaque recoin d’informations qui façonne l’identité de notre organisation.

Une fois cette étape complétée, que fait-on avec cette grande quantité d’informations ? 

En fait, à ce moment il importe de la codifier.

Bien que cet exercice puisse sembler fastidieux, il est important de le faire tôt dans votre entreprise et ne pas reporter à demain. Avec votre croissance, plus vous attendrez, plus l'ampleur de la tâche deviendra majeure.

C'est à ce moment qu'il faut prendre ces ressources intangibles qui circulent libres comme l’air dans notre organisation et les coucher sur papier. Puis, en faire le tri. Oui, les trier!

Il est important de ne conserver que les informations véridiques et à jour pour éviter la propagation des données erronées.

C’est également à ce moment qu’il importe de penser à miser sur les outils à notre disposition pour nous simplifier la vie, tel une plateforme de formation personnalisable, facilement accessible sur le web, qui vous permettra de réunir en un seul endroit ces informations et connaissances.

En combinant et structurant vos informations, vous serez en mesure de facilement développer vos propres formations et diffuser votre propre contenu à l’interne à l'aide d'un outil de gestion spécialisé. Didacte représente un bon exemple de ce type d'outil à votre disposition.

Que gagneriez-vous à utiliser une telle plateforme ?

Les bénéfices sont multiples.

Premièrement, de la flexibilité, beaucoup de flexibilité. Autant au niveau de l’acquisition des connaissances que de l'accessibilité à vos contenus.

Une plateforme de gestion de formation vous offre un accès en ligne, sans contrainte d’horaire ou de déplacement. Un accès constant 24/7 et n’importe où !

Que ce soit pour permettre un rafraichissement périodique ou la mise en ligne d’une nouvelle formation, Didacte vous permet la rapidité d’exécution et un accès sans restriction géographique.
 
Que vos employés soient localisés dans des régions éloignées ou même dans un autre pays, une plateforme en ligne est tout adaptée pour permettre le transfert de connaissances uniforme d’un bout à l’autre du monde !

En effet, une plateforme infonuagique augmente votre portée au niveau local, régional, national et international !

En gérant vous-même le contenu, vous choisissez également la langue dans laquelle vous la diffusez à vos employés, tout en assurant la qualité et la véracité de ce que vous diffusez comme information.

C’est aussi une plus grande flexibilité dans l’approche d'apprentissage de vos apprenants qui pourront maintenant respecter leur propre rythme d’apprentissage, en prenant des pauses ou en visionnant à nouveau un passage qui a moins bien été capté.

Un respect des styles d’apprentissages de vos apprenants, par l’utilisation de stratégies d’apprentissages diversifiées, permet d'augmenter de façon significative la rétention d'information.

Via l’utilisation de vidéos, de tests, de lectures, vous permettrez une pédagogie plus interactive et adaptée à plusieurs styles d’apprentissages.

Oui, tout cela est possible à mettre en place avec un peu de jus de bras et Didacte ! 
 
Vous gagnerez également en favorisant l’autonomie et la responsabilisation de vos employés.

Ils deviennent des apprenants actifs en ayant à prendre en charge leur formation et leur propre développement. Ils iront à leur rythme et développeront les meilleures méthodes pour favoriser leur apprentissage.
 
Vous aurez un retour sur investissement important dans votre budget de formation !

Une fois votre formation développée et mise en ligne, il ne vous reste qu’à la maintenir à jour au gré des développements et de l’évolution de votre entreprise ou de vos produits.

Vous pourrez ainsi utiliser, et réutiliser chaque formation et mettre votre énergie au développement de nouveaux cours.

Terminé les réservations de salles couteuses et le paiement des frais de déplacement !

De n’importe où et n’importe quand, le tout sera disponible sur Didacte !
 
Vous ferez un meilleur usage de votre budget de formation.

Une fois que vous avez utilisé vos experts de contenu pour le développement des tests et exercices, du contenu et des vidéos, vous venez de les libérer pour toutes les futures formations qui seront faites en ligne plutôt qu’en salle, par exemple.

Vous sauvez ainsi des ressources qui devait se réserver du temps pour former un ou plusieurs employés à la fois durant plusieurs heures.

De plus, une fois le tout condensé sur une plateforme de formations, votre expert redevient libre afin qu’il oriente son énergie sur ses tâches et projets principaux, tout en développant parallèlement vos ressources.

Un bon trois pour un, au niveau du gain de temps et d’efficacité et de la réduction de cout !
 

Les craintes et la gestion du risque

Rappelons notre contexte de pénurie de main-d’œuvre, contexte particulier où les entreprises sont en constante guerre de talents.

Que fait-on pour attirer cette main-d’œuvre?

Bon nombre d’entreprises revisitent actuellement leur image et leur culture d’entreprise, la font miroiter de gauche à droite pour attirer les meilleurs talents.

Si vous recherchez à vous démarquer, soyez assuré que vous dégagerez une image moderne par l’utilisation des technologies innovantes, faciles d’utilisation et facilement accessible !

Un bel attrait pour les jeunes et moins jeunes attirés par les technologies ! 

Ça semble bien beau, tout énumérer ces avantages, mais encore faut-il prendre action.

Cette action peut néanmoins intimider plusieurs types de personnes:

  • La personne qui n’a jamais eu à élaborer de formation ou à travailler avec une plateforme e-learning comme Didacte.
  • La personne pour qui la technologie est un obstacle.
  • La personne qui a besoin d’un accompagnement en personne, de voir et être présent en temps réel. 

En effet, il est important de parler de nos craintes, parce qu’elles existent et peuvent être un frein nous empêchant de mettre en place des outils qui peuvent grandement améliorer notre vie.

Alors, allons-y, parlons-en!
 
"C’est certain qu’une plateforme qui me permet tout cela coute cher !"

Pensez à toutes les formations que vous offrez actuellement dans votre organisation. Prenez seulement la formation d’accueil et intégration, celle de santé et sécurité au travail, celle de votre système qualité et finalement le temps investi en compagnonnage.

Maintenant, pour que ce soit plus facilement explicite et tangible, ajoutons-y des données quantitatives pour rendre le tout moins abstrait.

Disons que le total de temps investi en formation est de 40h pour un nouvel employé, c’est aussi 40h d’investissement pour un formateur. Disons que nous sommes en mesure de réduire à 15h le temps investi par votre formateur interne, cela vous donne d’ores et déjà un gain de 25h. À un salaire moyen de 23$/l'heure, vous économisez déjà 575$, mais à ce stade vous ne calculez pas que votre formateur qui a été libéré permettra de réaliser ces tâches à valeur ajoutée pour l’organisation, ce sera donc un gain de 25h pour la production, par exemple.

Pour un produit qui prend 1h à fabriquer par cette personne uniquement, j’ai donc un gain de 25 produits fabriqués par celui-ci. À un profit moyen de 500$ par item, j’ai donc un gain de 7 500$ au niveau de ma production. Au final, pour un nouvel employé, c’est un peu plus de 8000$ en gain que j’ai. Je vous laisse calculer selon votre nombre d’embauches annuel! 

Cet exemple ne considère que les avantages pécuniaires ! Il faut y ajouter les gains en efficacité de votre département RH au niveau du suivi de la progression, de la planification des formations, de la re-planification des formations pour les absents, etc.

Une fois vos informations codifiées, on gagne en rétention de ces informations et on élimine les risques de perte lors d’un départ involontaire.
 
"Je n’ai jamais eu à utiliser une plateforme d’E-Learning et encore moins à monter des capsules vidéos !"
 
Ma philosophie dans la vie est que tout s’apprend. Il y a maintes technologies qui vous permettent d’apprendre rapidement, efficacement et à petit prix les connaissances dont vous avez besoin  pour vous développer.

On parle, par exemple du bon vieux Youtube avec lequel vous êtes assurément en mesure de regarder quelques tutoriels pour en apprendre sur le montage de vidéos, et ce, tout à fait gratuitement! 

Avec un peu de pratique et certainement quelques erreurs de débutant, vous serez en mesure de développer rapidement et avec aisance vos capsules vidéos.

Sinon, qui dit qu’une personne dans votre entourage n’est pas connaissante dans le domaine et ne prendrait pas plaisir à vous transmettre ces trucs et astuces.

Didacte est une plateforme faite et développée par des gens qui ont une connaissance du marché et de la réalité technologique qui entoure le monde de la formation.

En écoutant les besoins des différents acteurs du marché, ils ont adapté leur plateforme pour qu’elles correspondent réellement aux besoins des entreprises de petites et moyennes tailles.

Leur objectif était de rendre le tout le plus facile d’utilisation possible, le plus naturel ou comme le disent nos voisins anglophones, très «user friendly» !

Qu'est-ce que ça signifie?

C’est que la plateforme a été stratégiquement développée pour que chaque étape soit simplement la continuité logique d’un processus de création d’une formation. Sur papier et via le web, Didacte ne vous fera pas perdre vos repères, ils vous orienteront vers l’étape qui suivra. 

Dans le cas où vous êtes vraiment perdus et désorientés, sachez que l’équipe de Didacte saura répondre rapidement à vos questions pour développer vos formations sans problème et embuches, ils ne vous laisseront certainement pas dans la misère ! 

"Ce ne sera jamais aussi efficace qu’une formation avec un formateur en face à face !"

Je vous l’accorde, ce n’est pas pareil. Cela dépend grandement des points de vue, de l’ouverture et l’intérêt à l’aspect technologique.

De mon côté, je préfère le voir comme un aspect positif.

On le sait, les êtres humains vivent beaucoup d’émotions et traversent quotidiennement maints états d’esprit. Ainsi, il se peut qu’il ne soit pas dans un bon état d’écoute et d’absorption de l’information qu’on lui transmet.

Il se peut qu’un projet majeur soit récemment arrivé sur sa chaise et que la formation prévue en classe d’une durée de trois heures tombe vraiment mal pour lui.

De ce fait, permettre à un employé de se former par lui-même lors d’une période durant laquelle il est en meilleure position pour favoriser son apprentissage, c’est définitivement un gain pour l’organisation.

En effet, s’il peut reculer, recommencer l’écoute, faire pause pour prendre des notes, alors l’employé est autonome et apprend à son rythme. Cette flexibilité favorise grandement son apprentissage.

Il a des questions ? L’expert du contenu ou des collègues demeure tout de même accessible pour le peaufinage de l’information transmise et à acquérir puisque ce n’est pas tout qui peut s’enseigner via une plateforme web.

N’oubliez pas qu’à moins d’un départ de votre expert, les interactions et la communication demeurent des éléments-clés pour votre organisation. Il  importe de combiner l’aspect technologique et l’aspect humain pour transmettre de façon efficace l’information la plus riche et la plus juste possible à vos employés.

Votre formateur aura à transmettre de la rétroaction à son étudiant pour lui permettre de s’améliorer tout en reconnaissant ses défauts et points faibles et en le rendant apte et autonome à réaliser ses tâches.
 
La technologie, ça vient toujours avec des problèmes techniques.

En effet, la technologie peut parfois se montrer capricieuse en nous mettant des bâtons dans les roues. Un petit bogue par-ci, un petit bogue par-là. Est-ce assez pour justifier le statuquo? Devrait-on continuer de repousser l'inévitable? Lorsque l'on accepte que certains petits problèmes mineurs puissent subvenir à l'occasion, on peut orienter notre processus décisionnel en conséquence.

Lorsque vous êtes en recherche d'outils et systèmes, ne magasinez pas une liste de fonctions. Évaluez plutôt l'expérience client.

L'objectif n'est pas de chercher un outil qui n'a aucune bogue, mais plutôt de trouver le meilleur fournisseur qui sera disponible pour vous assister lorsque ça arrivera.

He oui, chaque élément technologique qui s’ajoute à nos vies vient avec son lot de problèmes et d’ajustements.

Soyez sans crainte, avec l’équipe de Didacte, vous aurez rapidement accès à quelqu’un. Oui un vrai être humain fait de chair et d’os, qui répondra rapidement à votre besoin. C'est une des choses qui démarque l'entreprise de la compétition. Au-delà de l'outil, l'équipe elle-même fait partie de la valeur ajoutée.

Voyons plutôt les effets bénéfiques que ça engendre et misons sur les gains plutôt que sur les quelques irritants que nous pouvons rencontrer.

N’oubliez pas qu’au gré de vos utilisations, rien ne vous empêche de faire des suggestions d’amélioration pour que le produit remplisse encore davantage de besoins. 

Bien présenter un tel projet à nos patrons

Quelle serait ta stratégie, à titre de RH, pour faire débloquer ce projet avec ton Ddirecteur des finances ou ton patron?

À titre de conseillère en ressources humaines, je comprends et vois bien que la réalité du marché de l’emploi et du recrutement est en changement.

Peu importe le type d’industrie, nous commençons tous à ressentir les effets d’un manque de main-d’œuvre.

D’ici cinq ans, j’aurais à pratiquement tripler le nombre d’employés, et ce, uniquement dans la ville de Québec. Ceci, sans compter le développement international qui nous amènera à recruter des employés dans divers pays européens et en Océanie.

Malheureusement, la réalité est que la quantité de candidatures que je reçois est en baisse, malgré toutes les initiatives que nous mettons en place. Ainsi, mon objectif est de conserver en place mon équipe actuelle et les développer davantage. Leur fournir les éléments nécessaires pour améliorer leur productivité et les outiller pour qu’ils améliorent continuellement leurs méthodes de travail.

Comme les métiers que nous avons au sein de notre organisation sont tous plus spécialisés les uns que les autres, je cherche souvent à aller chercher des juniors que je vais développer à l’image de mon organisation.

Actuellement, nous les jumelons avec nos experts pour un accompagnement de longue durée, ce qui ralentit l’atteinte de nos objectifs de production.

L’utilisation d’une plateforme comme Didacte me permettrait de libérer au moins de 20 à 40% du temps de formation, de compagnonnage, qui pourra être utilisé pour poursuivre la production. Il ne resterait que le support continu et de précision qui vient avec la production de produits 100% sur mesure. 

Sachez que ça n’améliore pas uniquement la vie des formateurs et des formés, mais la nôtre aux ressources humaines également.

Comment me direz-vous? Eh bien, si vous êtes comme moi, vous gérez la loi 90 (loi du 1%) avec les outils que vous avez actuellement à votre disposition, un bon vieux classeur Excel, par exemple.

Vous entrez manuellement chaque heure de formation, chaque salaire et chaque cout de formation pour vous assurer d’avoir assez d’investissement pour répondre aux critères de la loi. Vous prenez du temps à prendre chaque feuille de présence et à la saisir dans votre tableau.

Par le passé, c’était chaque semaine près de cinq à sept heures que je passais à faire ces opérations.

Grâce au tableau de bord de Didacte qui se met à jour en temps réel, ayez l’heure juste sur vos plus récentes activités et cumulez vos données pour la loi 90 au fur et à mesure de la réalisation de formation sur votre plateforme! Quoi de mieux pour sauver du temps de traitement et de saisie de données ?

Vous baignez, voir même vous noyez, dans les registres de présences, attestation de formation et examens ?

Vous rêvez dont d’une gestion zéro papier !

Vous passez des journées à scanner les documents pour garder vos preuves ?

Gagnez en efficacité via la plateforme en ligne Didacte!

Elle vous permettra entre autres de saisir votre matériel de formation : des vidéos, des images, du texte et des fichiers PDF, en plus de vous permettre de développer des quiz pour valider l’acquis des connaissances.

Ce n’est pas tout, transmettez des reconnaissances de compétences via la transmission de réussite automatique directement dans le profil de l’utilisateur. Didacte permet également d’émettre des attestations professionnelles reconnues ! 

Constat

La technologie nous entoure et continuera de façonner la réalité du marché du travail. Nous évoluerons avec celle-ci avec l’optique d’améliorer notre vie et notre performance au travail.

Dans le contexte actuel que nous vivons, la technologie m’apparait comme une bouée de sauvetage. Celle qui nous permettra de garder la tête hors de l’eau et l’entreprise à flot. Celle qui une fois de retour sur la terre ferme, permettra l’épanouissement des entreprises, leur croissance et leur développement.

Or, pour qu’une entreprise puisse continuer à fleurir et à croitre, elle nécessite encore et toujours des personnes qui la guideront vers la bonne direction.

Misons sur ces personnes, ces ressources exceptionnelles, qui font de nos entreprises ce qu’elles sont.

Misons sur elles afin qu’elles deviennent des ambassadeurs de nos connaissances et de performance.

Faisons-le en utilisant des technologies qui nous permettent de multiples gains. Réalisons-le avec des outils spécialisés à simplifier notre vite, comme avec Didacte, votre plateforme en ligne de formation

Marie-Pier Blouin

Marie-Pier Blouin est conseillère en ressources humaines chez Panthera Dental et Bodycad, 2 entreprises en très forte croissance de Québec. Son intérêt pour la formation, le développement organisationnel et la stratégie RH font d'elle une personne aux savoirs variés et points de vue toujours rafraichissants.